Cтраница 2
Один экземпляр карточки выдается исполнителю, а второй - с распиской о получении задания вкладывается в ячейку контрольной картотеки, соответствующую сроку исполнения. Исполнителю делается напоминание о приближении срока выполнения задания за три дня до намеченного срока. При изменении срока исполнительная карточка перекладывается в соответствующую ячейку. Выполнив задание, исполнитель делает об этом отметку в карточке и возвращает ее ответственному лицу, после чего из картотеки изымается первый экземпляр карточки. [16]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировке раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [17]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные дркументы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [18]
Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. [19]
После заполнения регистрационно-контрольных карточек документы передаются исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров карточек, ю которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку. [20]
Контроль за исполнением ведется по регистрашонно-кон-трольным карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сро-ковая картотека по другим административным документам. [21]
Каждую контрольную картотеку надо разделить на 35 ячеек: 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце, 32-я ячейка служит для размещения документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце, в 33 - ю ячейку ставят карточки, соответствующие не исполненным в срок документам, в 34 - ю идут карточки документов, срок исполнения которых почему-либо пока не определен и, наконец, 35-я ячейка служит для документов, срок исполнения которых неоднократно переносится. [22]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировке раскладываются в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу в разрезе складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляется ежемесячная статистическая отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [23]
При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные дркументы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной картотеки документов составляют ежемесячную статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [24]
Из экземпляров контрольных карточек формируется картотека, в которой карточки расставляют по срокам исполнения. Срок исполнения отмечают на календарной шкале % Контрольная картотека делится на 33 ячейки. В структурных подразделениях, где объем контролируемых документов значительно меньше, чем в канцелярии учреждения, контрольная картотека может строиться по фамилиям исполнителей. [25]
На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках; систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся. [26]
Количество экземпляров заполняемых регистрационно-кон-трольных карточек определяется из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это два-три экземпляра: 1 - й - для контрольной картотеки, 2 - й - для справочной картотеки, 3 - й - направляется вместе с документом к исполнителю. [27]
В больших учреждениях со сложной структурой управления на каждый документ составляют три экземпляра карточек. После регистрации один экземпляр с резолюцией руководителя передают на контроль в контрольную картотеку, второй - в справочную картотеку, а третий с записью резолюции вместе с документом направляется в структурное подразделение. [28]
Как правило, контроль исполнения осуществляется по контрольным экземплярам регистрационных карт. На таких картах ставится условный контрольный знак К или слово Контроль, помещаются они в контрольную картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов. Контрольная картотека делится на секции: исполняемые в течение месяца исполненные; исполняемые в более длительный срок; просроченные документы. Данные об обобщении документов по состоянию на 1 - е число каждого месяца докладываются руководству учреждения. [29]
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. [30]