Контрольная картотека

Cтраница 3

После проверки и визирования работником бухгалтерии ведомость остатков передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. При сальдовом методе учета материалов поступившие в бухгалтерию первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке отдельно по приходу и расходу с учетом складов и номенклатурных групп материалов. Кроме того, по истечении месяца картотеку используют для составления групповых оборотных ведомостей в суммовом выражении по каждому складу в отдельности. Данные этих ведомостей сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итогами записей в регистрах синтетического учета. [31]

Контроль за исполнением документов в учреждении, как правило, осуществляет инспектор по контролю. В его основные обязанности входят: проверка соответствия подготавливаемых в учреждении документов документам вышестоящих органов; заполнение контрольных карточек на приказы и поручения руководства и другие контролируемые документы; оценка контрольной картотеки; извещение исполнителей о наступающих сроках исполнения; выявление и сообщение о причинах неисполнения документов в установленный срок; подготовка аналитических материалов о ходе и причинах задержки исполнения документов. Инспектор по контролю может требовать от исполнителей информацию о ходе исполнения документов. [32]

Как правило, контроль исполнения осуществляется по контрольным экземплярам регистрационных карт. На таких картах ставится условный контрольный знак К или слово Контроль, помещаются они в контрольную картотеку, систематизируемую по срокам исполнения документов. Контрольная картотека делится на секции: исполняемые в течение месяца исполненные; исполняемые в более длительный срок; просроченные документы. Данные об обобщении документов по состоянию на 1 - е число каждого месяца докладываются руководству учреждения. [33]

К другим систематическим каталогам создаются самостоятельные АПУ, рубрики которых могут быть включены также в единый АПУ с соответствующими пометами. Единый АПУ размещается в читательском помещении вместе с другими основными каталогами. Служебная систематическая контрольная картотека ( СКК) ведется систематизаторами и библиографами и размещается непосредственно около их рабочих мест в служебных помещениях. При удаленности отдела обработки литературы и организации каталогов от помещения, в котором размещены читательские каталоги и АПУ, создается служебный АПУ. Работу с АПУ в УНБ курирует сотрудник отдела обработки литературы и организации каталогов. [34]

Следующим этапом обработки документов является их группировка, цель которой - получение итоговых данных для записей в регистры бухгалтерского учета. Документы помещаются в контрольную картотеку, предназначенную для справок и выверки аналитического сортового учета и составления статистической отчетности о движении материальных ценностей. [35]

Из экземпляров контрольных карточек формируется картотека, в которой карточки расставляют по срокам исполнения. Срок исполнения отмечают на календарной шкале % Контрольная картотека делится на 33 ячейки. В структурных подразделениях, где объем контролируемых документов значительно меньше, чем в канцелярии учреждения, контрольная картотека может строиться по фамилиям исполнителей. [36]

На всех сотрудников, пользующихся архивными техническими документами, заводятся формуляры библиотечного образца, которые располагаются в картотеке по алфавиту фамилий абонентов. На каждый выданный технический документ помимо формуляра составляется контрольная карточка, котор ая служит для учета используемых в практической работе документов, и располагается в порядке возрастания их обозначений. После возвращения технического документа в архив запись о выдаче в карточке погашается, а карточка остается в контрольной картотеке. [37]

Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или технологический отдел, должен пройти через основную контрольную картотеку. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [38]

По всем назначенным на данный участок изделиям ему передаются производственные спецификации ( по табл. 35), в которых указаны сроки выпуска и запуска изделий. Одновременно со спецификациями для каждого изделия спускаются требования на получение материала ( заготовок, деталей), а иногда и рабочие наряды на все операции технологического процесса. Такой порядок централизованной выписки документов, применяемый на наших передовых заводах, способствует укреплению технологической дисциплины и позволяет резко усилить контроль за расходованием средств в производстве. Полученные на участок требования раскладываются по датам запуска в контрольной картотеке сроков, находящейся в правой части распределительной картотеки ( фиг. Ежедневно накануне дня запуска распределитель вынимает из сроковой картотеки соответствующие требования для получения необходимых материалов и одновременно выписывает ( или при предварительной централизованной выписке документов подбирает) рабочий наряд на первую операцию. Таким образом обеспечивается своевременный запуск деталей на первую операцию. После выдачи наряда в работу или после окончания очередной операции распределитель выписывает ( или подбирает) наряд на следующую и, действуя таким же порядком, как для первой операции, назначает для нее рабочее место. Эту задачу необходимо решать так, чтобы разрыв времени между окончанием одной и началом следующей операции не превысил регламентированного времени межоперационного пролеживания. [39]

Ведение контрольной картотеки, где регистрируются копии всех заказов в порядке номеров чертежей и деталей. Картотека позволяет установить состояние заказа. Каждый заказ, поступающий на различные диспетчерские пункты или исходящий от них, а также возвращающийся в картотеки или. Когда приходит время сдачи заказа в производство ( оно определяется плановыми сроками, а также наличием материалов, инструмента и чертежей), он изымается из картотеки неспущенных в производство заказов и направляется работнику, обслуживающему основную контрольную картотеку. [41]

Образец регистрационно-контрольной карточки. а - лицевая сторона. б - оборотная сторона. [42]

Затем в регистрационном журнале или на карточке делается отметка о постановке документа на контроль, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее следует ввести для проведения контроля. На ее верхнем поле кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. Карточки помещают в контрольную картотеку. [43]

Страницы: 1 2 3