Cтраница 3
Изготовление сильно уменьшенных копий документов называется микрофильмированием или микрофотографированием. Получаемые микрокопии позволяют уменьшить объем оригинальных документов при хранении в 50 - 100 раз, имеют стандартные размеры, низкую стоимость. Микрофильмы и микропленки ( слайды) используются непосредственно для чтения на читальных аппаратах. [31]
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации ( предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте. [32]
Достоинства факсимильной связи заключаются в возможности передачи практически любых текстов и полной автоматизации процессов передачи-приема, исключающей необходимость обязательного присутствия оператора. Высокая эффективность факсимильной связи достигается при передаче небольших по объему документов, сложных графиков и таблиц. В нашей стране выпускается аппарат для факсимильной связи Штрих, передающий изображение со скоростью лист формата А4 за 4 8 мин. [33]
Преимущества микрофильмирования и применения в качестве носителей информации форматных микрофильмов общеизвестны и коротко заключаются в следующем. Микрофильмирование является наиболее экономичной формой хранения документов, позволяет уменьшать объемы хранимых документов в 100 и более раз, получать фотографическую точность воспроизведения ( что очень важно для целого ряда документов), стандартизировать размеры, быстро получать большое количество копий, воспроизводить оригинал в натуральную величину. [34]
В то же время установлено, что в соответствующих случаях стандарты и классификаторы могут не издаваться типографским способом. Эти случаи совпадают с теми критериями, которые существовали ранее: если объем документа превышает 30 учетно-издательс-ких листов или если количество ежегодно вносимых изменений превышает 2 % общего объема стандарта или классификатора. [35]
Но, помимо публикаций малого формата в Сети представлены и так называемые цифровые или электронные книги, объединенные в коллекции, общее число которых составляет сотни, если не тысячи. При этом совокупное количество всех оцифрованных книг, доступных в этих различных по объему хранящихся документов собраниях, не превышает нескольких десятков тысяч, и значительное число отдельных наименований кочует из коллекции в коллекцию. Как это ни парадоксально, но большинство собраний электронных книг в мировом Интернете и Рунете открыты для свободного пользования. Эта аномалия объясняется следующими причинами. Во-первых, целый ряд коллекций цифровых книг создается и пополняется энтузиастами на добровольной, некоммерческой основе. [36]
Директора крупных организаций в нашей стране затрачивают на работу с документами до 20 % рабочего времени. Существуют различные способы сокращать время работы с документами: сокращение избыточной информации, ограничение объема документов, поступающих к руководителю, делегирование полномочий и передача права подписи документов ответственным исполнителям в рамках, предусмотренных законодательством. Подпись руководителя должна ставиться на наиболее важных документах. [37]
Для работы пакета достаточно иметь набор устройств ЭВМ серии ЕС в стандартной конфигурации. Подключение дополнительных устройств зависит от объема информации, подлежащей включению в документ, и объема готовых документов, переданных на хранение в архив. [38]
Такой стеллаж имеет пять независимо вращающихся секций, в которых можно разместить до 1 тыс. папок с документами толщиной 10 мм каждая. Использование стеллажей Вэллер позволяет экономить свыше 60 % площади по сравнению с размещением того же объема документов в стгшкиирных стеллажах. [39]
Не рекомендуется формирование и хранение дел исполнителями, так как это затрудняет контроль за исполнением документов, справочно-информацион-ную работу с ними. Кроме того, исполнители не всегда знакомы с правилами формирования дел, что приводит к нарушению состава и объема документов дела. [40]
Из экземпляров контрольных карточек формируется картотека, в которой карточки расставляют по срокам исполнения. Срок исполнения отмечают на календарной шкале % Контрольная картотека делится на 33 ячейки. В структурных подразделениях, где объем контролируемых документов значительно меньше, чем в канцелярии учреждения, контрольная картотека может строиться по фамилиям исполнителей. [41]
Наиболее перспективны для делопроизводственных опера ций механизированные ( автоматизированные картотеки. Они представляют собой хранилища карточек ( документов) 1 с механической ( автоматической) подачей массивов документов к рабочей зоне или на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения, к ним. [42]
Главными объективными причинами увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство новых объектов, усложнение процессов управления. При этом объемы создаваемых документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов документов значительным образом связано с процессами документирования. [43]
При работе с большими, сложными изображениями мощности серийной видеокарты не хватает и приходится дооснащать компьютер тем или иным акселератором графики. Черно-белый лазерный PostScript-совместимый принтер необходим для любой НИС. Струйные принтеры намного медленнее, а если объем разрабатываемого документа большой, то и дороже. [44]
При работе с большими, сложными изображениями мощности серийной видеокарты не хватает и приходится дооснащать компьютер тем или иным акселератором графики. Агф / - совместимый принтер необходим для любой НИС. Струйные принтеры намного медленнее, а если объем разрабатываемого документа большой, то и дороже. [45]