Cтраница 4
Важность документа определяется его содержанием, тем влиянием, которое он оказывает на результаты и эффективность функционирования системы управления. Реальная возможность выполнения руководителем этой функции существенно зависит от объема документа и формы его представления. [46]
По сравнению с внедрением документов связывание обладает одним существенным недостатком: после сохранения связей со многими файлами процесс переноса этих файлов на другие компьютеры значительно затрудняется. Ведь полное имя файла содержит ссылки на каталоги исходного компьютера, а поместив документ, в котором используются связанные объекты, надругой компьютер, необходимо заново устанавливать связи с файлами-источниками. Преимущества же, получаемые в результате связывания объекта, заключаются в том, что данные обновляются автоматически и объем документа в приложении-клиенте практически не увеличивается. [47]
Основные же потери точности отыскания документов связаны с ложной координацией ключевых слов. Обусловливаемая этой причиной шумовая выдача на порядок превосходит величину шума из-за ложной координации при использовании ручных ПОД. Тем более вероятно предположение, что добор лексики и, если это необходимо, отключение модулей определения информационной значимости понятий, приводящих к еще большему росту ПОД, значительно увеличит и объем нерелевантных документов, выдаваемых из-за ложной координации. [48]
Совет Министров РФ принял следующие Постановления: Вопросы республиканского объединения информационных ресурсов научно-технического развития РСФСР № 619 от 28.12.199 0 г.; О Центре информатизации России № 281 от 23.5.199 1 г. Принят закон об охране АБД, также подзаконных актов. Функционировали такие большие зарекомендовавшие себя информационные центры государственного уровня как ВИНИТИ, ИНИОН, ВНТИЦ и др. Так, ВИНИТИ регулярно обрабатывал более 40 тыс. периодических изданий на 66 языках из 131 страны мира. Объем документов, обрабатываемых ежегодно в ИНИОН, составлял 160 - 200 тыс., а общая накопленная база данных превышала 1 5 млн единиц. [49]
Реальным методом сокращения объемов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не Начинать ненадежный, а главное, длительный поиск. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании Компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети. [50]