Отправка - документ
Cтраница 4
В эту категорию товаров включается тара различных видов и размеров, обычно используемая для упаковки, транспортировки, хранения или продажи товаров, имеющая декоративную ценность или нет. В эту товарную позицию включают картонные ящики, коробки, чемоданы, сумки, кульки, пакеты, мешки, картонные цилиндры ( контейнеры), изготовленные роллинго-вым ( прокатным) или другим методом и усиленные или нет кольцевыми хомутами из других материалов, трубчатые контейнеры для отправки документов почтой, мешки для хранения одежды, банки и т.п. ( например, для молока и сливок), вощеные или не вощеные. В эту товарную позицию включают также бумажные сумки для специальных целей, такие как сумки для пылесосов, пакеты на случай болезни в пути, коробки и пакеты для пластинок. [46]
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. [47]
 |
Окно диалога, позволяющее задать папку для хранения файла печати и его имя. [48] |
Для отправки документа рекомендуется использовать сервер Microsoft Exchange. Создание маршрута или отправка документа по электронной почте может не выполняться при использовании некоторых шлюзов. [49]
При централизованной форме все операция по обработке документов сосредоточиваются в одном месте - в канцелярии или у секретаря учреждения. При децентрализованной форме делопроизводственные операции рассредоточиваются по структурным подразделениям. При смешанной форме часть операций ( прием, регистрация, контроль, отправка документов) централизуется, а часть операций ( хранение документов, формирование дел, справочно-информационное обслуживание) децентрализуется. [50]
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают оздание специализированного участка - экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций ( если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. [51]
Расшифровка подписи состоит из инициалов и фамилии. Инициалы проставляются перед фамилией без пробелов. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа, оформленный на бланке. При направлении документа в несколько адресов в вышестоящие, партийные и советские органы, а также в неподведомственные учреждения подпись проставляется на всех отправляемых экземплярах. При отправке документа в подведомственные учреждения подписывается первый экземпляр, оставляемый в делах учреждения-отправителя, а отсылаются заверенные копии. [52]
Получают все большее распространение многофункциональные устройства, включающие в свой состав принтеры, сканеры, копиры и др. В качестве примера можно привести лазерный комбайн SF - 531P фирмы Samsung, объединяющий лазерный принтер, сканер, копир, факсимильный аппарат и телефон. Черно-белый принтер печатает со скоростью 8 страниц в минуту с разрешением до 600 точек на дюйм, сканирует с разрешением 300 точек на дюйм, создает до 99 копий документа, позволяет масштабировать документ. Факс работает по встроенному модему со скоростью 33 6 Кбит в секунду. SF - 531P имеет телефонную трубку, номеронабиратель, автоответчик и функцию автоматического дозванивания, память для ускоренного набора 100 номеров, память для факса на 160 страниц текста. Есть программное обеспечение для отправки документов по электронной почте. [53]
Страницы: 1 2 3 4