Cтраница 2
Формы актов утверждены для оформления приемки продукции при расхождении в количестве и отдельно при расхождении в качестве. Акт составляется приемной комиссией в трех экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, два экземпляра - в товарный отдел, причем один из них направляется с претензионным письмом поставщику или транспортной организации, по вине которых произошло расхождение в количестве или качестве. [16]
М-24, 25; акты о приемке-передаче оборудования, требующего монтажа ( на операции безвозмездной передачи, по вкладам в уставный капитал); ведомости отгрузки и реализации прочих активов ( составляется по полной аналогии с ведомостью № 16 Отгрузка и реализация готовой продукции на основании расчетно-платежных и отгрузочных документов); копия претензионного письма с отметкой арбитража или суда о приеме письма к делопроизводству; первичная документация на транспортные и другие расходы, связанные с возвратом оборудования поставщику; авизо финансовой службы головного предприятия с приложенным к нему актом тип. М-24, составленным подразделением-получателем в установленном порядке; акты государственной ( федеральной, региональной) комиссии об убытках от стихийных бедствий и других экстремальных обстоятельств или подобные им документы; сличительные ведомости по результатам инвентаризации материальных ценностей, утвержденные в установленном порядке. [17]
Убедительность служебного документа зависит от умения его составителей не только выразить интересы своего предприятия, но также учесть интересы того предприятия, в адрес которого направляется служебный документ. Проявление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с целью оправдать позицию своего предприятия, организации, отдела создают натянутость в сфере деловых отношений. Этим недостатком порой страдают рекламационные и претензионные письма, документы, адресуемые в арбитраж, официальные жалобы и другие документы, описывающие конфликтные ситуации. [18]
АКТ О ПРИЕМКЕ МАТЕРИАЛОВ составляется при выявлении количественных и качественных расхождений с данными сопроводительного документа поставщика или при отсутствии какого-либо документа на поступившие материалы, в двух экземплярах специальной комиссией. При этом обязательно должны участвовать материально ответственные лица и представители от поставщика или представитель незаинтересованной организации. К акту прилагаются товарно-транспортные накладные и другие сопроводительные документы. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию предприятия, другой прилагается к претензионному письму, направляемому поставщику для возмещения разницы в стоимости оплаченных по счетам и фактически поступивших материалов. [19]
Дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе Другие данные. Графа 20 Номер паспорта заполняется только в случае обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни. Для составления акта назначается приемочная комиссия с участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Составленный в двух экземплярах акт утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом. Материально ответственное лицо по мере приемки ценностей один экземпляр акта с приложением товарно-транспортных накладных и других документов передает в материальную часть бухгалтерии организации, а второй - отделу снабжения или в расчетно-финансовый отдел бухгалтерии для направления поставщику претензионного письма, если это необходимо. Затем расчетные документы передаются в отдел снабжения, который обязан проверить цены, количество, ассортимент в соответствии с договором и завизировать расчетные документы. [20]
Приходный ордер в этом случае не заполняется. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием в ней заведующего складом, представителя поставщика, а также незаинтересованного лица. В акте указывают наименование, количество и качество материалов по данным сопроводительных документов и фактически принятых, отклонения ( недостачи, излишки, бой), установленные при приемке материалов. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию. Он служит основанием для оприходования фактически принятых материалов. Другой экземпляр поступает в ОМТО для направления претензионного письма поставщику, если обнаруженное несоответствие произошло по вине поставщика. При составлении акта на АРМ вся информация передается по каналам связи на дисплейные устройства. [21]