Cтраница 3
Соблюдение правил и сроков документбоборота способствует своевременному ведению учета и составлению отчетности, и наоборот, нарушение сроков прохождения документов от одного работника к другому, правил их составления приводит к отставанию ведения текущего учета и составления бухгалтерских балансов и отчетов. [31]
Установить периодический контроль ( например, со стороны отдела, бюро или лаборатории НОТ) за соблюдением установленного порядка прохождения документов внутри предприятия ( объединения) и их структурных подразделений, ибо в противном случае эффект решения задачи будет утрачен. [32]
К заключительному элементу информационного потока относится его маршрут: а) движение документов, поступающих в ВЦ; б) прохождение документов в процессе их обработки в ВЦ; в) доведение сформированных в ВЦ документов до служб управления. [33]
Движение основных документопотоков учреждений исследовалось с использованием графических методов, предлагались оптимальные варианты работы с документацией, сокращалось количество инстанций прохождения документов и операции, выполняемые с ними, разрабатывались маршруты курьерской связи. [34]
При обосновании степени централизации управления необходимо иметь в виду, что ее увеличение приводит к сокращению числа уровней управления, сокращению маршрутов прохождения документов. При этом создаются лучшие условия для использования вычислительной техники, уменьшения численности управленческих работников. С другой стороны, излишняя централизация снижает оперативность в решении ряда вопросов. [35]
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным - составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой. [36]
Основными критериями группировки информации в документы и формирования маршрутов их прохождения являются обеспечение адресности документа ( с указанием источника и потребителей), отсутствие дублирования, минимизация маршрутов прохождения документов от источника до потребителя, сокращение числа документов и удобство пользования ими. [37]
Правильная организация документооборота предполагает соблюдение следующих принципов: рациональное и своевременное составление документов; последовательное отражение в них всех процессов хозяйственной деятельности предприятия; рациональная их обработка; сокращение пути прохождения документов; систе: матическое изучение и совершенствование документов. [38]
Анализ достигнутых экономических результатов показывает, что внедрение системы повышения эффективности существенно сказалось на улучшении методов организации и управления производством, информационном обеспечении производства, качестве и сроках подготовки и прохождении документов. [39]
С учетом специфики отдельных регионов, в первую очередь значительного числа налогоплательщиков, для ускорения процесса учета поступлений платежей и повышения эффективности контроля за своевременностью их уплаты может быть установлен иной порядок прохождения документов. В частности, по платежам в территориальные бюджеты копии платежных поручений с выписками банков могут поступать сначала в налоговые органы, которые затем передают финансовым органам справки о поступлении за день доходов в территориальные бюджеты в целом, а также в разрезе разделов и параграфов бюджетной классификации. [40]
Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика ( или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. [41]
Совершенствование форм документов производится на основе общей модели построения документов, кото: рая разрабатывается для каждой системы документации с учетом состава и объема информации, требований технических средств, используемых на различных этапах прохождения документа, а также с учетом необходимости обеспечения достаточного удобства восприятия документа человеком. [42]
Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнаны: построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документообразования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации. [43]
Делопроизводитель ( в соответствии с инструкцией по делопроизводству) принимает, регистрирует и направляет корреспонденцию в структурные подразделения учреждения; отправляет исполненные документы; систематизирует и хранит документы текущего архива; ведет учет корреспонденции и картотеку учета прохождения документов; осуществляет контроль за сроками их исполнения. [44]
К документам, особенно в условиях автоматизированного управления предприятием, предъявляются следующие требования: 1) обоснованность необходимости документа; 2) минимальность и достаточность информации в документе; 3) отсутствие дублирования данных, имеющихся в других документах; 4) логичность и целесообразность расположения сведений в документе; 5) четкость, соответствие оформления ГОСТам; 6) простота оформления и прохождения документа; 7) приспособленность к механизации управленческого труда; 8) концентрированность информации в документе, требующей переноса на другие носители. [45]