Cтраница 4
Типичными функциями таких систем являются ввод документов, в частности, с помощью средств их автоматического распознавания; их атрибутирование; поиск нужных данных; поддержка групповой работы над документами; разграничение прав доступа к документам; подготовка отчетов; маршрутизация документов, учет их движения; контроль исполнения предписываемых документами действий; автоматическое уведомление соответствующих лиц о состоянии документов и содержащихся в них директив и рекомендаций; планирование работ, связанных с прохождением документов. [46]
Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами объем документооборота, хотя он не всегда соответствует величине самого предприятия или учреждения. Скорость прохождения документов в значительной степени зависит от постановки всей управленческой деятельности предприятия в целом. [47]
Путь прохождения документов должен быть кратчайшим, по возможности без возвратов и многократной обработки документов отдельными службами управления. [48]
Технологический процесс работы грузовой станции предусматривает разработку рациональной схемы прохождения и обработки перевозочных документов и различных учетных и отчетных форм. Порядок прохождения документов на всех этапах их составления и обработки называется документооборотом. [49]
Документы проходят значительное количество этапов. Порядок и пути прохождения документов с момента их составления: ( или поступления от других предприятий) до момента сдачи в архив называется документооборотом. Его рациональная организация имеет большое значение. Он разрабатывается с указанием инстанций и сроков прохождения документов, лиц, ответственных за его оформление и движение на каждом этапе. Чем короче путь документа, чем меньше инстанций, через которые он проходит, тем своевременнее и оперативнее совершается учетный процесс, а это имеет огромное значение для организации предварительного и текущего контроля. [50]