Cтраница 3
Различают две формы брошюровки документов в скоросшиватели: правая и левая. Эта форма брошюровки пригодна только для документов кратковременного хранения, так как архивные правила запрещают расположение документов постоянного и долговременного сроков хранения в порядке, обратном хронологическому. [31]
Чтобы закончить рассмотрение вопроса о первичной организации документов путем формирования из них дел, следует остановиться на заключительном этапе этой организации - последовательности расположения документов внутри дела. [32]
Гриф конфиденциальности, как уже говорилось, указывается в верхнем правом углу обложки дела. Внутренняя опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность. [33]
По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться скомплектованной в папки ( файлы), заведенные отдельно для каждого аудита, проводимого аудиторской организацией. Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. [34]
Процесс включения документов в дело обычно протекает во времени. Хронологическая последовательность расположения документов в нем отражает, таким образом, самый процесс документирования и является поэтому вполне оправданной и целесообразной. [35]
Документы внутри дел располагают в определенном порядке. Основные принципы расположения: вопросный, хронологический, алфавитный, нумерационный. Чаще других используют вопросный ( вопросно-логи-ческий) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. [36]
Не стоит забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на рабочем месте. Как известно, порядок освобождает мысль. Идеально, если на столе лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент. Нагромождение бумаг не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения вопроса Необходимо также поддерживать раз и навсегда заведенный порядок расположения документов и других материалов в ящиках стола, шкафах, сейфах. Соблюдение привычного порядка не только облегчит ваш труд, сделает многие операции автоматическими, сэкономит время, но и будет препятствовать пропаже документов, которые у недостаточно собранных секретарей попадают в папки с другими документами. [37]