Cтраница 3
Составителю документа нетрудно построить стилистическую конструкцию - предложение или несколько предложений в едином целом, если он будет располагать набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать свою мысль. [31]
Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтаксических конструкций, закрепленных за каждым аспектом. Составителю документа нетрудно построить стилистическую конструкцию - предложение или несколько предложений в едином целом, если он будет располагать набором готовых, уже проверенных долголетней практикой конструкций или фраз и словосочетаний, по аналогии с которыми можно было бы сформулировать свою мысль. [32]
Служебный документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, он не должен во вступительной части пересказывать общие положения. [33]
Необходимыми качествами документа являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа - предельно четко отразить сведения, имеющие ( приобретающие) правовую силу. [34]
Практиковать подготовку документов исполнителями на пишущих машинах целесообразно только после проведения хотя бы кратковременного их обучения основам машинописи, которое позволило бы им печатать всеми десятью пальцами, что обеспечит постоянный рост скорости. Наиболее целесообразно для составителей документов приобретать наименьшие по цене, например портативные пишущие машины. [35]
Данный пример весьма показателен: в обоих документах дается расшифровка термина, который лишь недавно перешел из сугубо юридической сферы в область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным словарям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия страхователь у юристов. [36]
Особенно большой и трудноучитываемой оказывается избыточность в организационно-распорядительных документах. В подобных документах она иногда определяется перестраховкой составителя документа, старающегося оградить себя от возможных претензий, недоверием составителя документов к получателю ( чтобы он не отказался, что был поставлен в известность), малой загруженностью составителя документа другими делами или его слабой компетенцией в излагаемом вопросе. [37]
Диктовка содержания документа стенографистке с последующей расшифровкой и перепечаткой стенограммы позволяет достичь более высоких скоростей - 600 - 900 знаков в минуту, однако и составитель текста должен быть более подготовленным. Этот метод применим в тех случаях, когда составитель документа является очень занятым человеком, например руководителем министерства, начальником главного управления или их заместителем, руководителем объединения, комбината, крупного предприятия. [38]
Этот метод более производителен и экономичен лишь в том случае, если составитель документа печатает со скоростью, большей скорости письма авторучкой. Значительно меньшие требования к скорости предъявляются к составителю документа, если он текст готовит сразу на пишущей машине набело. Однако совершенно недопустима практика, при которой составитель печатает текст документа одним пальцем со скоростью, в несколько раз меньшей, чем при письме авторучкой. [39]
Этот метод более производителен и экономичен лишь в том случае, если составитель документа печатает со скоростью, большей скорости письма авторучкой. Значительно меньшие требования к скорости предъявляются к составителю документа, если он текст готовит сразу на пишущей машине набело. [40]
Отбор фактического материала, включаемого в документ, его проверка являются важнейшей частью работы как составителя документа, так и его редактора. [41]
Поскольку площади реквизитов в ряде формуляров-образцов на чертежах, приведенных в стандартах, не выделены, их значения определялись приближенно в результате решения системы уравнений, в которых значения площадей некоторых реквизитов определялись как математическое ожидание величин известных площадей таких же реквизитов других формуляров-образцов. Оказалось, что площади, предусмотренные для размещения одних и тех же реквизитов ( например, реквизита составитель документа) в различных формулярах-образцах имели резко отличающиеся значения и даже площади одного и того же реквизита в том же самом формуляре-образце, но размещенном на листах разных форматов, также существенно различались. [42]
Особенно большой и трудноучитываемой оказывается избыточность в организационно-распорядительных документах. В подобных документах она иногда определяется перестраховкой составителя документа, старающегося оградить себя от возможных претензий, недоверием составителя документов к получателю ( чтобы он не отказался, что был поставлен в известность), малой загруженностью составителя документа другими делами или его слабой компетенцией в излагаемом вопросе. [43]
Принципы, которые применяются при составлении документов вообще, в равной мере используются и при составлении финансовых документов и отчетов. Прежде всего документ должен быть простым, без педантичных выражений и слов, направ - ленных скорее на то, чтобы поразить читателей эрудицией составителя документа, нежели дать им информацию. [44]
Особенно большой и трудноучитываемой оказывается избыточность в организационно-распорядительных документах. В подобных документах она иногда определяется перестраховкой составителя документа, старающегося оградить себя от возможных претензий, недоверием составителя документов к получателю ( чтобы он не отказался, что был поставлен в известность), малой загруженностью составителя документа другими делами или его слабой компетенцией в излагаемом вопросе. [45]