Cтраница 4
Формализованные типы текстов - трафареты, анкеты, таблицы - являются одним из главных средств унификации и стандартизации формы служебных документов. Составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. [46]
На обороте документа очень часто размещают также предписание, текст которого обычно предварительно записан строчным шрифтом. В таком виде на него довольно редко обращают внимание. Однако составитель документа может сослаться на то, что это предписание было предоставлено в распоряжение пользователей и что они могли с ним ознакомиться. [47]
Все служебные документы формата А4 должны имет заголовок независимо от вида, содержания и назначения документа. Без заголовка разрешается составлять лишь некоторые документы на формате А5 ( 148 х 210), извещения, телеграммы и телефонограммы. Заголовок формулируется составителем документа ( в одной фразе должно быть отражено рснрвное содержание документа) и помещается в левом верхнем углу документа. Заголовок значительно упрощает обработку документа ( не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа) и его регистрацию, распределение между исполнителями, контроль за сроками испрл-нения, поиск нужного документа в деле, помогает правильному распределению документов в дела. [48]
Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чем. Заголовок формулируется составителем документа. [49]