Cтраница 4
Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы ( дела) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов: раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов; составление заголовка дела; дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве; определение сроков хранения дела; разыскание нужных дел и документов. [46]
Под группировкой документов понимается их сортировка по определенным признакам. [47]
Отдельные документы одновременно характеризуются многими признаками. Однако при группировке документов в первичные комплексы и для их разыскания пользуются наиболее существенными признаками, входящими в формуляр документов. [48]
Одним из приспособлений для группировки документов является устройство для сортировки карт с краевой перфорацией, представляющие собой документ из плотной бумаги с полем для текста и иллюстраций. По краям заготовлены пробивки, которые по определенному коду могут прорезаться до наружного края. Сортировка производится с помощью спиц. Карты, имеющие прорези, выпадают, а остальные держатся на спице. Приспособления для сортировки карт с краевой перфорацией изготовляются со специальными вибраторами, облегчающими процесс сортировки. [49]
Наиболее простым решением, не требующим специального программного обеспечения, является создание системы папок ( каталогов), которая может основываться на номенклатуре дел организации. В основе классификации используется номинальный признак, т.е. группировка документов по их видам. [50]
Итоги по группам записываются в накопительные ведомости ( см. с. Таким образом в понятие обработки документов включается таксировка и группировка документов. Заканчивается обработка установлением корреспонденции счетов по хозяйственным операциям, зафиксированным в документах. [51]
В названиях дел следует отражать все признаки, которые можно применить при группировке документов. Названия дел, указанные в номенклатуре, должны облегчать не только группировку документов в дела, но и разыскание и использование документов и в делопроизводстве, и в архиве. [52]