Cтраница 2
Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. [16]
В библиографических картотеках ( главной справочной картотеке, тематической, по отдельным видам документов, картотеке работ сотрудников своего предприятия, организации) отражаются документы независимо от наличия их в фонде. Поступившие документы расписываются аналитически. Сведения о документах, отсутствующих в фонде библиотеки предприятия ( организации), включаются в картотеки на основе библиографических и реферативных изданий всесоюзных и отраслевых органов НТИ. [17]
В учреждениях IV категории ведется единая справочная картотека ( или заменяющие ее журналы регистрации) на все регистрируемые документы. [18]
Основу справочного аппарата к служебным документам составляет справочная картотека, в которой регистрационные карточки систематизированы по определенной схеме. Справочный аппарат должен отвечать требованиям полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечивать их оперативный поиск и контроль за исполнением. Справочная картотека организации состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы. Первая часть предназначается для поиска документа в процессе исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения. Вторая часть картотеки предусматривает использование ее до поиска исполненных документов по определенному вопросу. Справочные картотеки могут быть как в канцелярии организации, так и в каждом структурном подразделении. Справочную картотеку на заявления, предложения и жалобы граждан можно, вести отдельно от основной картотеки. В такой картотеке карточки целесообразно располагать по алфавиту фамилий заявителей. [19]
В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки. [20]
Центральное место в рабочем аппарате принадлежит системе справочных картотек различного характера и назначения. [21]
В учреждениях I, II, III категорий справочные картотеки могут вестись как в канцелярии, так и в каждом структурном подразделении. [22]
Информационно-поисковый аппарат составляют журналы, карточки учета документов, ручные справочные картотеки. [23]
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания. [24]
На контролируемые исходящие инициативные документы составляется контрольная карточка или предусматривается специальный раздел в справочной картотеке. Карточки располагаются в картотеке по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. [25]
Условием успешной деятельности делопроизводственной службы ( секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки ( справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. [26]
Разработаны форма учетно-контрольной карточки контроля за исполнением, а также схемы построения учетно - справочной картотеки на документы, поступившие в объединение из секретариата министерства и непосредственно из экспедиции, внедрена Памятка о порядке составления и оформления документов, экспериментальная проверка основных положений которой показала, что выполнение требований значительно сокращает сроки документального оформления управленческих решений. [27]
Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется, при необходимости, в других справочных картотеках. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении. [28]
Для контролируемых исходящих инициативных документов, по которым ожидается получение ответа, рекомендуется выделить специальный раздел в справочной картотеке. Систематизировать карточки в этом разделе целесообразно по срокам исполнения задания или по ожидаемым датам получения ответов. Приблизительный срок ожидаемого ответа на инициативный документ проставляется на копии документа при регистрации в том случае, если срок не указан в самом тексте документа. [29]
Если ожидается ответ на исходящий инициативный документ, то заводится отдельная контрольная карточка или выделяется раздел в справочной картотеке. Карточки в них располагаются по срокам исполнения задания или по ожидаемой дате получения ответа. [30]