Cтраница 3
После первичной обработки все обращения передаются на регистрацию, которая ведется по единой форме в порядке, установленном Типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на компьютере или на карточках и только в тех случаях, когда в учреждение, организацию или на предприятие поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации. [31]
При отборе документов на хранение предпочтение всегда отдается подлинникам документов. Однако ряд категорий документов имеется в учреждениях только в копиях, в том числе и такие документы, как отчеты, докладные записки, различные справки по основным вопросам деятельности учреждения, подлинники которых направляются в другие инстанции. [32]
Разработка рекомендаций осуществляется по той же системе, что и государственных стандартов. Принятие решения об утверждении этой категории документа осуществляется при рассмотрении документа на научно-технической комиссии ( НТК) Госстандарта СССР. Здесь же определяется возможность издания этого материала в Издательстве стандартов с определением тиража и срока издания. [33]
Однако и эти системы не всегда могут учитывать специфичность отдельных групп и категорий документов. [34]
В новом Федеральном законе не предусмотрена такая категория, как стандарты отрасли. Это связано с двумя причинами: ликвидацией большинства отраслевых министерств и отсутствием этой категории документа в зарубежной практике. [35]
В ФЗ о техническом регулировании не предусмотрена такая категория, как стандарты отрасли. Это связано с двумя причинами: ликвидацией большинства отраслевых министерств и отсутствием этой категории документа в зарубежной практике. В перспективе ОСТы будут трансформированы в национальные стандарты, а также стандарты ассоциаций, союзов и объединений предпринимателей, общественных организаций. [36]
В связи с этим для каждой категории документов, предусматриваемых перечнями, следует присваивать определенные индексы. В индекс же конкретных дел следует включать, как обозначения рубрик и подрубрик, индекс, категории документов и номер конкретного дела. Это, конечно, не исключает возможности пользования индексами, часто встречающимися в практике делопроизводства. [37]
Согласно программе повышения надежности инженеры по надежности следят за реализацией проекта в экспериментальных цехах и наблюдают за составлением документации, связанной с переходом проекта в стадию производственного изготовления. К этой категории документов относятся плановые документы на изготовление, включая цеховые заказы, производственные чертежи и технические условия на технологические производственные процессы. Наблюдение за фактическим производственным процессом позволяет обнаружить существующие неопределенности или упущения и явные ошибки, допущенные при конструировании. К этим проблемам немедленно привлекается внимание конструкторов, которые должны возможно быстрее принимать решения. Только в случае, если конструкторская организация проявляет достаточный интерес и заботу о выполнении указанной функции, в результате деятельности по повышению надежности в процессе производства обеспечивается существенное повышение фактической надежности разработанных устройств. [38]
Согласно программе повышения надежности инженеры по надежности следят за реализацией проекта в экспериментальных цехах и наблюдают за составлением документации, связанной с переходом проекта в стадию производственного изготовления. К этой категории документов откосятся плановые документы на изготовление, включая цеховые заказы, производственные чертежи и технические условия на технологические производственные процессы. Наблюдение за фактическим производственным процессом позволяет обнаружить существующие неопределенности или упущения и явные ошибки, допущенные при конструировании. К этим проблемам немедленно привлекается внимание конструкторов, которые должны возможно быстрее принимать решения. Только в случае, если конструкторская организация проявляет достаточный интерес и заботу о выполнении указанной функции, в результате деятельности по повышению надежности в процессе производства обеспечивается существенное повышение фактической надежности разработанных устройств. [39]
Предполагается, что в этом качестве они останутся навсегда, и их преобразование в печатные документы не планируется. В Wei-документах большую роль играет управление цветом. Для этой категории документов наиболее широк выбор средств форматирования и оформления. [40]
Существуют перечни типовые и ведомственные. Типовые перечни документов разрабатывает и утверждает Главное архивное управление при Совете Министров СССР. В них предусматриваются наиболее типичные для всех учреждений категории документов. Сроки хранения, устанавливаемые ими, обязательны при проведении экспертизы ценности документов. Типовые перечни не могут включить все категории документов, образующихся в отдельных ведомствах в связи со спецификой их деятельности. Поэтому отдельные министерства разрабатывают на основе типовых свои ведомственные перечни, утверждаемые Главным архивным управлением при Совете Министров СССР. В эти перечни включают из типового перечня необходимые для работы категории документов и прибавляют все специфические категории документов, характерные только для производственной деятельности данного ведомства. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, уменьшать не разрешается. [41]
Существуют перечни типовые и ведомственные. Типовые перечни документов разрабатывает и утверждает Главное архивное управление лри Совете Министров СССР. В них предусматриваются наиболее типичные дляп всех учреждений категории документов. Сроки хранения, устанавливаемые ими, обязательны при проведении экспертизы ценности документов. Естественно, что типовые перечни не могут включить все категории документов, образующихся в отдельных ведомствах в связи со спецификой их деятельности. Поэтому отдельные министерства разрабатывают на основе типовых свои ведомственные перечни, утверждаемые Главным архивным управлением при Совете Министров СССР. В эти перечни включают из типового перечня необходимые для работы категории документов и прибавляют все специфические категории документов, характерные только для производственной деятельности данного ведомства. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, уменьшать не разрешается. [42]
Ввод данных в память компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автоматизированная система АСУ-заявление способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обращений граждан. [43]
Существуют типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Индивидуальные сроки определяются руководителями учреждений или указываются в самом документе. Остальные документы контролируются по типовым срокам, устанавливаемым для определенных видов и категорий документов. Эти сроки разрабатываются в каждом учреждении и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Типовые сроки, как правило, должны быть ориентированы на 10 дней. Более длительные сроки устанавливаются для сложных категорий документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его поступления в учреждение. [44]
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. [45]