Cтраница 4
В графы 3 и 4 заносятся сведения о сроках хранения документов по категориям учреждений. К 1 - й категории относятся учреждения, от которых материалы поступают в госархивы, 2-я категория - учреждения, от которых материалы в госархив не принимаются. Сроки хранения документов одинакового названия у них разные. Многие категории документов в учреждениях второго звена не образуются. [46]
Наиболее полное и систематическое перечисление образующейся документации дает ведомственный перечень. В перечнях существуют специальные отметки. Так, дела, сроки хранения которых в перечне обозначены отметкой ЭПК, особо тщательно просматриваются ЭК учреждения. Эта отметка означает, что экспертиза дайной категории документов должна быть произведена с повышенным вниманием. Окончательное решение о сроках хранения дел с отметкой ЭПК принимает ЭПК архивной службы. [47]
Поэтому в процессе использования средств автоматизации руководитель должен иметь возможность утверждать наиболее важные документы. Состав и содержание документооборота, реализуемого специальным математическим обеспечением управления, определяются на этапе создания информационной модели. Основы правовых норм их использования также должны определяться на этом этапе. Однако структура специального математического обеспечения должна позволять изменять правовую категорию документа в процессе использования средств автоматизации. Этим будет обеспечена возможность регулировать объем работ, выполняемых руководителем, по результатам использования специального математического обеспечения управления. [48]
Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред приятиях, в учреждениях и организациях. В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Кроме того, в некоторых регионах России изданы акты субъектов Федерации о работе с этой категорией документов. [49]
Существуют перечни типовые и ведомственные. Типовые перечни документов разрабатывает и утверждает Главное архивное управление при Совете Министров СССР. В них предусматриваются наиболее типичные для всех учреждений категории документов. Сроки хранения, устанавливаемые ими, обязательны при проведении экспертизы ценности документов. Типовые перечни не могут включить все категории документов, образующихся в отдельных ведомствах в связи со спецификой их деятельности. Поэтому отдельные министерства разрабатывают на основе типовых свои ведомственные перечни, утверждаемые Главным архивным управлением при Совете Министров СССР. В эти перечни включают из типового перечня необходимые для работы категории документов и прибавляют все специфические категории документов, характерные только для производственной деятельности данного ведомства. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, уменьшать не разрешается. [50]